Ako vybaviť malú kanceláriu: postup pred prvým nákupom

Pri zariaďovaní malej kancelárie je užitočné začať pracovnými činnosťami. Koľko ľudí bude pravidelne tlačiť? Kto spracúva papierové dokumenty? Budete prijímať návštevy? Odpovede vám pomôžu zostaviť nákup, ktorý zodpovedá skutočnej prevádzke.

1. Spíšte potreby jednotlivých pracovných miest

Pre každého pracovníka pripravte zoznam pomôcok podľa jeho úloh. Základom môže byť pero, poznámkový blok a miesto na rozpracované podklady. Ďalšie vybavenie pridávajte podľa používania.

Človek, ktorý väčšinu práce vybavuje elektronicky, nemusí potrebovať rovnakú výbavu ako kolega spracúvajúci doručenú poštu a faktúry. Pri výbere kancelárskych potrieb preto nerozdeľujte automaticky rovnaký balík každému.

2. Určte, čo bude tím používať spoločne

Dierovačka, väčšia zošívačka alebo zariadenie na laminovanie môžu mať spoločné miesto. Rozhodnite podľa toho, ako často ich ľudia potrebujú a či by spoločné používanie nespôsobovalo čakanie.

Rovnako plánujte kancelársku techniku. Pred nákupom tlačiarne si určte požadované funkcie, spôsob pripojenia a predpokladaný objem tlače. Pripravte pre ňu dostupné miesto aj priestor na papier a spotrebný materiál.

3. Rozdeľte dokumenty na aktuálne a uložené

Na pracovnom stole ponechajte podklady, s ktorými sa práve pracuje. Vybavené dokumenty presuňte na určené miesto, kde ich nájdu aj ostatní oprávnení kolegovia.

Pre jednotlivé agendy vyberte zakladače a dohodnite jednotné označenie. Na prenášanie podkladov medzi pracoviskami poslúžia obaly na dokumenty.

Pravidlá nastavte ešte predtým, než sa začnú hromadiť prvé papiere.

4. Pripravte jednoduchý nákupný prehľad

Do tabuľky si zapíšte názov položky, komu alebo čomu slúži, potrebné množstvo a miesto uloženia.

Pri troch pracovných miestach tak môžete rozlíšiť tri osobné poznámkové bloky, jednu spoločnú dierovačku a zásobu papiera pre spoločnú tlačiareň. Ide o príklad plánovania, nie o univerzálne množstvo pre každú kanceláriu.

Pri náplniach do tlačiarní doplňte presný model zariadenia a označenie náplne. Zoznam potom využijete aj pri ďalšej objednávke.

5. Po prvom mesiaci upravte zásoby

Prvý nákup berte ako východisko. Po mesiaci skontrolujte, čo sa spotrebúva, čo chýba a čo zostalo nepoužité.

Podľa výsledku upravte množstvá kancelárskeho papiera, písacích potrieb aj ďalších položiek. Určte jedného človeka, ktorý bude nákupný zoznam pravidelne kontrolovať.

Takto si vytvoríte vybavenie aj zásoby podľa fungovania vlastného tímu